Minggu, 17 Mei 2015

Mengkonsep Acara Itu Enggak Mudah

Di suatu malam, rekan kosku sekaligus rekan organisasi di UKM Rekayasa Teknologi mendatangi kamarku. Dia sedang ada masalah. Dia kebingungan untuk mencari siapa saja yang akan menjadi pembicara untuk mengisi Seminar Nasional Technoprenurship yang diadakan pada tanggal 10 Mei 2015 kemarin. Berhubung organisasi kami bergerak di bidang rekayasa teknologi, maka setiap ada event seminar, workshop, atau talkshow kami berusaha menghadirkan pembicara-pembicara yang bergerak di bidang rekayasa teknologi, industri kreatif digital, dan teknoprenurship. 
Di kampusku juga ada seminar terkait Augmented Reality (sepertinya AR Tech akan booming beberapa tahun ke depan) yang akan diselenggarakan pada tanggal 31 Mei 2015. Penyelenggara acara tersebut adalah Himanika UNY. Biasanya anak-anak IT dan elektronika yang tertarik pada hal-hal seperti itu. 
Berhubung divisiku bukan divisi IT, jadi kami tidak menyelenggarakan event-event yang berkaitan dengan teknologi digital. Aku ingat beberapa tahun yang lalu tepatnya di penghujung tahun 2013, aku diminta salah satu rekan divisi IT untuk mencarikan pemateri untuk acara Workshop 3D Blender. Prazna, nama rekanku itu sempat pusing mencari pemateri untuk event tersebut. Then, aku menawarkan beberapa solusi alternatif untuk Prazna. Aku kenal beberapa teman di facebook yang memang cocok untuk mengisi acara tersebut. Aku rekomendasikan beberapa nama. Akhirnya kupilih Fandhi Nugroho Lutfi. Fandhi mendirikan Grafmotion Studio dan di tahun 2013 berhasil memenangkan kompetisi animasi pendek. Sebenarnya ada beberapa usulan lain, karena beberapa alasan akhirnya kami memilih Fandhi untuk menjadi pemateri workshop Blender 3D. Case Closed

Kembali soal curhatan rekanku Nurul. Dia bingung mencari pembicara buat seminar technopreneurship. Nurul sudah menghubungi calon pembicara dari pihak BIT (Badan Inkubasi Teknologi) tapi belum juga mendapat konfirmasi. Pembicaranya yang sudah dilobi dan dikonfirmasi baru satu Yakni Profesor Slamet dari pihak UNY sendiri. Sedangkan Nurul harus mencari 2 pembicara lain. Tema acara pun belum ada. Padahal tinggal sebulan lagi menjelang acara tersebut. Bukannya para panitia tidak mempersiapkan acara ini dengan baik, tetapi fokus mereka saat itu ada di Lomba Inovasi Teknologi Tepat Guna Nasional UNITECH. Jadi untuk seminar technoprenurshipnya agak terbengkalai. 

Hari itu juga kami berdua mengkonsep tema untuk seminar tersebut. Setelah melalui diskusi yang cukup alot, akhirnya kami mencoba tema green technoprenurship, di mana kami akan mengundang pembicara yang memadukan unsur teknologi dan alam. Aku merekomendasikan Pak Singgih Kartono Susilo. Pak Singgih adalah Founder Piranti Works, wirausaha kreatif yang memadukan teknologi dan unsur alam berupa kayu. Produk andalannya yakni Radio Magno dan juga sepeda kayu (Spedagi). Produk-produk kreatif Pak Singgih adalah produk ekspor yang menyasar pasar luar negeri. Sekadar catatan, sebenarnya ini keinginanku pribadi untuk bertemu beliau. Melalui seminar tersebut, aku berharap bisa menyerap pengetahuan dan proses kreatif dari seorang Singgih Kartono Susilo. 

Bagaimana jika Pak Singgih tidak bisa mengisi seminar tersebut? Tentu kami harus menyediakan opsi lain. Aku merekomendasikan Ricky Elson yang menggagas program Lentera Nusantara di Ciheras sebagai opsi kedua. 

Setelah dirasa cukup puas, Nurul menyampaikan hasil diskusi kami berdua di forum rapat panitia. Humas segera menghubungi calon pembicara. Ternyata pemirsa, Pak Singgih tidak bisa mengisi acara kami. Demikian halnya Ricky Elson. Mumet lagi nih panitianya. Terutama Nurul. 

Pada akhirnya, Nurul menyepakati untuk mengundang pembicara yang merupakan salah satu pemenang Mandiri Young Technopreneur 2014. Nama pembicara tersebut adalah Ratna Yanti K, lulusan geofisika ITB angkatan 2002. Mbak Ratna enggak dateng sendiri, ada 2 rekan lainnya yang akan hadir. Dua rekan yang lain bernama Mas Nafi dan juga Mas Adriansyah. Mbak Ratna dan Mas Nafi menciptakan teknologi untuk UKM yang bernama Mini Boiler. DI bawah bendera Bumibraja Nusantara, mini boiler tersebut dipasarkan. Mini bolier dibuat untuk membantu rekan-rekan pengusaha yang bergerak di industri kecil dan mikro seperti pabrik tahu Cihanjuang di Cimahi, petani jamur merang di Cirebon, pabrik kerupuk di Bandung dan masih banyak lagi. Untuk lebih lengkapnya aku akan kupas di postingan berikutnya.

Satu hal yang ingin aku sampaikan melalui tulisan ini yakni mengkonsep suatu acara itu enggak mudah. Aku pernah gagal di acara workshop kepenulisan. Namun aku pernah berhasil di acara workshop technocreative. Meskipun masih ada kekurangan di sana sini. Aku sudah bergabung di berbagai macam kepanitiaan dari organisasi yang berbeda-beda. Ada berbagai pengalaman menarik dari setiap sukses atau gagalnya sebuah acara. Ada pembelajaran berharga yang dipetik. Intinya kami diajarkan untuk terus belajar.

Dari kepanitiaan tersebut kita bisa belajar mengelola anggaran, membuat desain pamflet, menyampaikan gagasan, berkomunikasi dengan pihak eksternal, belajar menjadi event organizer, berlatih marketing dan strategi, memimpin tim kecil, mencari sponsor, membuat sistem administrasi yang baik dan masih banyak lagi.

Memang kali ini kami belum berhasil melobi Pak Singgih ataupun Mas Ricky Elson. Namun kami belum menyerah. Kami akan mematangkan konsep untuk seminar berikutnya di tahun 2016. Bisa jadi kami akan mengundang salah satu pakar nanoteknologi Indonesia, Pak Mulyana Ahmad ataupun pembicara lain yang tak kalah inspiratif. 

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar